Gmail est une application de messagerie électronique très populaire. Beaucoup de gens l’utilisent pour le travail, et il est donc important d’être aussi productif que possible avec cet outil. Voici 10 astuces pour vous aider à être plus productif avec Gmail.
Utilisez les raccourcis clavier
Gmail est un service de messagerie électronique très populaire qui offre de nombreuses fonctionnalités utiles. L’un des meilleurs moyens d’améliorer votre productivité avec Gmail est d’utiliser les raccourcis clavier.
Les raccourcis clavier vous permettent d’accomplir rapidement certaines tâches courantes sans avoir à utiliser la souris. Par exemple, vous pouvez utiliser les touches « j » et « k » pour naviguer dans votre boîte de réception, ou utiliser la touche « r » pour répondre à un message.
Il existe de nombreux autres raccourcis clavier disponibles sur Gmail, et ils peuvent tous vous faire gagner du temps. Prenez le temps de les apprendre et de les intégrer à votre routine Gmail pour être plus productif.
Personnalisez votre interface
Personnaliser votre interface Gmail peut vous aider à être plus productif. Vous pouvez choisir de modifier la couleur de l’arrière-plan. Cela peut sembler un changement mineur, mais cela peut vraiment faire une différence dans votre expérience Gmail.
Vous pouvez ajouter des extensions à votre navigateur pour personnaliser votre interface Gmail.
Il existe des extensions pour ajouter des boutons supplémentaires :
- Modifier la disposition des onglets
- Bloquer certains destinataires.
Ces extensions peuvent vous aider à contrôler votre boîte de réception et à gérer votre temps de manière plus efficace.
Enfin, vous pouvez utiliser les paramètres avancés de Gmail pour personnaliser encore plus votre interface :
- Ajuster les paramètres de notification ;
- Choisir quels onglets sont affichés par défaut ;
- Modifier le thème de l’interface.
Si vous prenez le temps de personnaliser votre interface Gmail, vous serez en mesure d’accéder rapidement aux informations dont vous avez besoin et d’optimiser votre productivité.
Utilisez les filtres
Gmail est facile à utiliser, il offre une excellente fiabilité et il dispose de nombreuses fonctionnalités utiles. Parmi celles-ci, les filtres sont particulièrement pratiques pour être plus productif.
Les filtres vous permettent de trier automatiquement vos messages en fonction de critères que vous définissez. Par exemple, vous pouvez créer un filtre pour tous les messages qui contiennent le mot « urgent » dans le sujet. Ces messages seront alors automatiquement mis dans un dossier spécial, ce qui vous permettra de les traiter en priorité.
Vous pouvez utiliser les filtres pour bloquer certains types de messages indésirables, comme les spams ou les newsletters que vous ne lisez jamais. En bloquant ces messages avec un filtre, vous ne recevrez plus jamais de notification concernant ces e-mails.
Utilisez les onglets
L’une des meilleures façons d’utiliser Gmail est d’utiliser les onglets. Les onglets vous permettent de classer vos e-mails en fonction de leur type, ce qui peut vous aider à mieux gérer votre temps et votre productivité.
Il existe cinq onglets prédéfinis sur Gmail : Primary, Social, Promotions, Updates et Forums.
Vous pouvez créer des onglets personnalisés en cliquant sur l’icône « Onglets » dans le menu principal. Pour classer un e-mail dans un onglet, il suffit de cliquer sur l’icône correspondante située à gauche du sujet de l’e-mail. Les onglets sont une excellente façon de gérer votre boîte de réception et d’améliorer votre productivité.
Gérez vos e-mails en masse
Gérer ses e-mails peut vite devenir un véritable casse-tête, surtout lorsqu’on reçoit plusieurs dizaines de messages par jour.
Pour être plus efficace et ne pas perdre de temps, il existe quelques astuces simples à mettre en place :
- Essayez de traiter vos e-mails en blocs plutôt que de les lire et répondre au fur et à mesure. Cela vous permettra de mieux gérer votre charge de travail et d’éviter les interruptions inutiles.
- Prenez le temps de configurer correctement votre messagerie. Priorisez les e-mails importants en mettant en place des règles de tri ou en utilisant les fonctionnalités d’organisation disponibles sur certaines plateformes.
- N’hésitez pas à utiliser les outils automatisés qui existent pour faciliter la gestion de vos e-mails. Par exemple, certains services proposent des plugins qui permettent de nettoyer automatiquement votre boîte mail en supprimant les messages inutiles ou obsolètes.
Créez des alias
Gmail est un excellent outil pour rester organisé et productif, mais il y a quelques astuces que vous pouvez utiliser pour le rendre encore plus utile. L’une de ces astuces est de créer des alias.
Les alias sont des adresses email que vous pouvez créer pour votre compte Gmail afin de faciliter la gestion de votre boîte de réception. Ils peuvent être très utiles si vous recevez beaucoup d’emails et que vous voulez les organiser de manière plus efficace.
Par exemple, vous pouvez créer un alias pour tous les emails professionnels que vous recevez, afin que vous puissiez les gérer séparément de votre boîte de réception personnelle.
Les alias peuvent être très utiles pour organiser votre boîte de réception Gmail, alors n’hésitez pas à en créer plusieurs si nécessaire. Vous serez surpris par la différence que cela peut faire dans votre productivité !
Utilisez des signatures
Les signatures de Gmail sont une fonctionnalité très pratique qui permet d’ajouter automatiquement une signature personnalisée à tous vos messages. Cela peut être très utile si vous avez besoin d’inclure des informations de contact régulièrement ou si vous souhaitez simplement ajouter un peu de style à vos e-mails.
Pour configurer une signature, connectez-vous à votre compte Gmail et cliquez sur l’icône représentant un crayon en haut à droite de la page. Dans la fenêtre qui s’ouvre, rendez-vous dans l’onglet « Signatures » et cliquez sur le bouton « Ajouter une nouvelle signature« .
Vous pouvez ensuite saisir votre signature dans la zone de texte qui s’affiche. Vous pouvez y ajouter des images, du formatage ou tout autre contenu HTML que vous souhaitez. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Enregistrer les modifications » en bas de la page pour enregistrer votre signature.
Votre signature sera alors automatiquement ajoutée à tous les messages que vous envoyez via Gmail. Si vous ne voulez pas qu’elle apparaisse dans certains messages, il suffit de la supprimer avant de cliquer sur le bouton « Envoyer« .
Enregistrez les pièces jointes sur Google Drive
Les pièces jointes sont l’un des aspects les plus importants de Gmail. Malheureusement, ils peuvent aussi être l’un des plus encombrants. Heureusement, vous pouvez enregistrer automatiquement les pièces jointes sur votre compte Google Drive pour un accès facile et une meilleure organisation.
Pour commencer, rendez-vous dans les paramètres de votre compte Gmail. Dans la section « Paramètres« , cliquez sur « Comptes et importation« . Ensuite, dans la sous-section « Gestion des comptes« , cliquez sur « Ajouter un compte« . Vous serez redirigé vers une page où vous pourrez entrer les informations de votre compte Google Drive.
Une fois que vous avez ajouté votre compte Google Drive, il y aura une nouvelle option dans la section « Pièces jointes » de vos paramètres Gmail. Cette option vous permettra d’enregistrer toutes les pièces jointes que vous recevez directement dans votre Drive. Vous pouvez choisir de recevoir une notification par e-mail chaque fois qu’une pièce est enregistrée sur votre Drive.
En utilisant cette astuce, vous pouvez garder une trace de toutes vos pièces jointes et éviter de devoir fouiller dans votre boîte de réception à chaque fois que vous en avez besoin.
Tenez une boîte de réception vide
Il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire pour être plus productif lorsque vous utilisez Gmail, mais une des meilleures est de tenter de garder votre boîte de réception vide.
L’une des raisons pour lesquelles cela peut être utile est que vous ne serez pas distrait par les e-mails qui arrivent dans votre boîte de réception. Si vous avez un e-mail important à traiter, vous pouvez le faire immédiatement et ne pas avoir à le chercher parmi une pile d’autres e-mails.
De plus, si vous essayez de garder votre boîte de réception vide, cela signifie que vous prenez le temps de traiter chaque e-mail et que vous ne laissez rien s’accumuler. Cela peut être particulièrement utile si vous recevez beaucoup d’e-mails et que vous avez tendance à laisser certains d’entre eux sans réponse pendant longtemps.
Il existe plusieurs façons de garder votre boîte de réception vide :
- Vous pouvez supprimer les e-mails qui ne sont pas importants ou qui ne nécessitent pas une réponse immédiate.
- Vous pouvez créer des dossiers pour différents types d’e-mails afin que vous puissiez les trier plus et ne garder que ceux qui sont importants dans votre boîte de réception.
Utiliser l’une ou plusieurs de ces stratégies peut grandement améliorer votre productivité lorsque vous utilisez Gmail et peut même changer complètement la façon dont vous gérez votre courrier électronique.
Avec ces 10 astuces, vous serez en mesure de tirer le meilleur parti de Gmail et d’augmenter votre productivité.