Astuces incontournables pour un email à votre image sur GMail

Vous utilisez GMail au quotidien, mais avez-vous réellement exploré tout son potentiel ?

La personnalisation de votre boîte mail est un moyen excellent de gagner en efficacité et de vous sentir encore plus à l’aise avec cet outil indispensable.

Nous vous proposons un tour d’horizon des meilleures astuces pour faire de votre GMail un espace de travail organisé et agréable, à votre image. Suivez le guide !

1. Changer le thème de votre boîte mail pour plus de confort visuel

Vous en avez assez du fond blanc par défaut de GMail ? Pas de panique, il est possible de changer le thème de votre boîte mail en quelques clics seulement. En optant pour un thème plus adapté à vos goûts ou à vos besoins, vous pourrez rendre votre expérience utilisateur plus agréable et vous sentir encore plus à l’aise avec votre outil de travail.

• Comment changer de thème : Pour personnaliser le thème de votre boîte GMail, cliquez sur l’icône en forme d’engrenage située en haut à droite de l’écran, puis sur « Voir tous les thèmes ». Vous pourrez alors choisir parmi une sélection de thèmes préétablis ou opter pour une image de fond personnelle en cliquant sur « Mes photos ».
• Passez en mode sombre : Si vous voulez protéger vos yeux et votre sommeil en réduisant la lumière bleue émise par votre écran, pensez à activer le mode sombre de GMail. Pour cela, il vous suffit de sélectionner le thème « Sombre » dans les options de thèmes. Vous pouvez utiliser l’extension « Super Dark Mode » pour Google Chrome, qui rendra l’ensemble de vos pages web sombres.

2. Organisez vos emails avec les libellés et les filtres pour ne plus jamais perdre un message

Si vous recevez beaucoup d’emails chaque jour, il est important de bien les classer pour ne pas être submergé(e) par l’information. GMail met à votre disposition des outils très pratiques pour organiser votre boîte de réception : les libellés et les filtres. En maîtrisant ces fonctions, vous pourrez facilement retrouver un message important ou filtrer les messages indésirables.

• Créez des libellés : Pour attribuer un libellé à un email, il vous suffit de le sélectionner et de cliquer sur l’icône en forme d’étiquette située en haut de l’écran. Vous pourrez alors choisir parmi les libellés existants ou en créer de nouveaux en cliquant sur « Créer un libellé ». Les libellés sont très utiles pour catégoriser vos messages et retrouver rapidement les informations importantes.
• Utilisez les filtres : Les filtres vous permettent de trier automatiquement vos emails en fonction de différents critères (expéditeur, objet, taille, etc.). Pour créer un filtre, cliquez sur l’icône en forme d’entonnoir située à droite de la barre de recherche, puis définissez les critères souhaités et choisissez l’action à effectuer (archiver, marquer comme lu, appliquer un libellé, etc.).

3. Maîtrisez les raccourcis clavier pour gagner en rapidité et en efficacité

Les raccourcis clavier sont des combinaisons de touches qui vous permettent d’effectuer rapidement des actions courantes sur GMail, sans avoir à utiliser la souris. Une fois que vous les aurez pris en main, ces raccourcis vous feront gagner un temps précieux et vous permettront de travailler de manière plus fluide et efficace.

• Activez les raccourcis clavier : Pour commencer, assurez-vous que les raccourcis clavier sont bien activés sur votre compte GMail. Pour cela, rendez-vous dans les paramètres (icône en forme d’engrenage), puis cliquez sur « Voir tous les paramètres » et sélectionnez l’onglet « Avancé ». Cochez ensuite la case « Activer les raccourcis clavier » et n’oubliez pas de sauvegarder vos modifications.
• Apprenez les raccourcis les plus utiles : Parmi les nombreux raccourcis disponibles sur GMail, certains sont particulièrement pratiques pour gérer votre boîte mail. Par exemple, vous pouvez utiliser la touche « c » pour rédiger un nouvel email, la touche « e » pour archiver un message sélectionné, la touche « r » pour répondre à un email ou encore la touche « s » pour ajouter ou retirer un message de vos favoris. Pour consulter la liste complète des raccourcis, appuyez simultanément sur les touches « Shift » et « ? ».

4. Gérez vos contacts et vos groupes pour faciliter vos échanges

Un carnet d’adresses bien organisé est un atout précieux pour communiquer efficacement avec vos interlocuteurs. GMail vous offre la possibilité de gérer vos contacts et de créer des groupes de destinataires, afin d’envoyer vos messages plus rapidement et de ne pas oublier de destinataires importants.

• Accédez à vos contacts : Pour gérer vos contacts sur GMail, cliquez sur l’icône en forme de points de suspension située en haut à gauche de l’écran, puis sélectionnez « Contacts ». Vous pourrez alors ajouter, modifier ou supprimer des contacts, ainsi qu’importer ou exporter votre carnet d’adresses.
• Créez des groupes de destinataires : Pour créer un groupe de contacts, rendez-vous dans l’onglet « Étiquettes » de l’application « Contacts » et cliquez sur « Créer une étiquette ». Donnez un nom à votre groupe, puis ajoutez les contacts souhaités en cochant les cases correspondantes. Une fois votre groupe créé, vous pourrez l’utiliser comme destinataire dans vos emails en saisissant simplement le nom du groupe dans le champ « À ». Ainsi, vous n’aurez plus besoin de saisir individuellement les adresses de chacun de vos contacts lorsque vous souhaitez leur envoyer un message commun.

5. Profitez des fonctionnalités avancées pour booster votre productivité

GMail regorge de fonctionnalités avancées qui peuvent vous aider à gagner en productivité et à optimiser votre gestion des emails. Parmi elles, on compte notamment la fonction « Annuler l’envoi », les réponses intelligentes, la rédaction automatique ou encore l’intégration d’applications tierces. Découvrez comment tirer parti de ces outils pour améliorer votre expérience utilisateur.

• Annuler l’envoi d’un email : Si vous avez envoyé un email par erreur ou si vous avez oublié d’y joindre une pièce jointe, la fonction « Annuler l’envoi » vous permet de rattraper le coup. Pour activer cette option, rendez-vous dans les paramètres de GMail, sélectionnez l’onglet « Général » et cochez la case « Activer la fonctionnalité Annuler l’envoi ». Vous pourrez alors choisir un délai d’annulation allant de 5 à 30 secondes. Une fois cette option activée, vous verrez apparaître un bouton « Annuler » après avoir envoyé un email. Cliquez dessus dans le délai imparti pour stopper l’envoi du message.
• Utilisez les réponses intelligentes et la rédaction automatique : GMail utilise l’intelligence artificielle pour vous proposer des réponses préconçues et pour vous aider à rédiger vos messages plus rapidement. Pour profiter de ces fonctionnalités, assurez-vous qu’elles sont bien activées dans les paramètres de GMail, dans l’onglet « Général ». Vous pourrez alors sélectionner une réponse suggérée en bas de l’écran lorsque vous répondez à un email, ou laisser GMail compléter vos phrases en appuyant sur la touche « Tabulation » lorsque vous rédigez un message.
• Intégrez des applications tierces : GMail peut être enrichi de nombreuses applications et extensions pour améliorer ses fonctionnalités. Par exemple, vous pouvez ajouter l’extension « Boomerang » pour programmer l’envoi de vos emails à une date ultérieure, ou utiliser l’application « Trello » pour gérer vos projets directement depuis votre boîte mail. Pour découvrir les applications compatibles avec GMail, rendez-vous sur le « G Suite Marketplace » en cliquant sur l’icône en forme de points de suspension en haut à gauche de l’écran, puis sur « Plus d’applications ».

En appliquant ces astuces à votre boîte GMail, vous pourrez personnaliser votre espace de travail selon vos préférences et vos besoins. En changeant le thème de votre boîte mail, en organisant vos emails avec des libellés et des filtres, en maîtrisant les raccourcis clavier, en gérant vos contacts et vos groupes, et en profitant des fonctionnalités avancées, vous optimiserez votre productivité et votre confort d’utilisation.

Pour aller encore plus loin dans la personnalisation de votre boîte GMail, n’hésitez pas à explorer les nombreux paramètres et options disponibles, ainsi qu’à tester de nouvelles applications et extensions. Chaque utilisateur étant unique, les meilleures astuces sont celles qui vous conviennent le mieux et qui vous permettent de travailler dans les meilleures conditions. Alors, à vous de jouer pour transformer votre GMail en un véritable outil sur mesure !